出願差し戻し機能は、「出願済」の出願を差し戻し、出願者に再提出を依頼するための機能です。入力内容や提出された書類に不備があった場合にお使いいただけます。
目次
出願差し戻しの条件
出願を差し戻すためには、大学管理者は以下の条件をすべて満たしている必要があります。
■ 差し戻しができる条件（AND条件）
募集締切前であること
募集締切を過ぎている場合は差し戻しができませんのでご注意ください。出願状況が「出願済」であること
出願が「出願済」の状態でなければ、差し戻しを実施することはできません。まだ未提出の出願については差し戻しの対象外です。出願状況が「取消済」ではないこと
すでに取り消し済みの出願については差し戻しができません。出願が有効な状態である必要があります。大学管理者による書類編集が行われていないこと(*1)
出願書類が大学管理者によって編集されている場合、その出願については差し戻しができません。書類の変更が一切ないことが前提です。出願者が退会していないこと
出願者がTAOを退会済みの場合、その出願を差し戻すことはできません。
■ 差し戻しができない条件
募集締切後
大学管理者によって書類が編集されている
出願者が退会している
出願状況が「差戻済」である
出願状況が「取消済」である
(*1)大学管理者が出願書類を編集しようとすると、出願書類の編集によって差し戻しができなくなる旨の警告が表示されます。
出願差し戻しの操作
出願差し戻しの操作は、以下の手順で行います。
出願者詳細画面で出願内容を確認します。
その出願が条件を満たしている場合、[出願を差し戻す]ボタンが表示されます。
ボタンをクリックするとダイアログボックスが表示されます。差し戻しを実行するには「return」と入力します。
入力後、「はい」をクリックすることで、差し戻しが完了します。
該当の出願者の出願状況が「出願済」から「入力中」に戻ります。
また、差戻状況の欄に「差戻済」というステイタスが表示されます。差し戻された該当の出願者には通知が送信されます。
注意: 出願差し戻しの理由については、本機能において管理されません。差し戻しの理由や詳細については、必ず事前にシステム内のメッセージやメールで出願者にご連絡ください。
出願差し戻し通知
出願が差し戻された場合、該当の出願者に通知が送信されます。通知は、ユーザーの言語設定に応じて自動的に送信されます。
■ 通知形式
アカウントに紐づくメールアドレスと、TAO内のメッセージ(※)の両方に通知が送信されます。
また、メッセージに対する「新着メッセージの通知メール」も併せて送信されます。
出願差し戻し通知メール
出願差し戻し通知メッセージ
(※)メッセージ機能がオフの募集においても通知は送信されます。
■ 通知内容（日本語）
件名: [The Admissions Office] {大学名 学部名 学科名 募集名} の出願差し戻しのお知らせ
本文:
■ 通知内容（英語）
件名: [The Admissions Office] Notification: Your application to {大学名 学部名 学科名 募集名} has been returned
本文:
※件名はメール通知のみ
出願者の操作
出願を差し戻された出願者は、以下の手順で再提出します。
差し戻し通知を確認します。
通知内にあるリンクをクリックすると、該当の出願画面が表示されます。
入力が完了したら、再度出願を完了させるための操作を行います。
注意：書類の入力フォームが再び活性化しますが、差し戻し前の入力内容が保持されており、すべての書類を保存し直していただく必要はありませんので、該当の書類のみ修正し、保存していただく形になります。
■ 出願差し戻し後に編集可能となる項目
出願が差し戻された場合、出願者は以下の項目を編集できるようになります。
出願書類（外部試験書類やCOE書類を含む）
依頼書類（未提出の場合に限る）
郵送書類（未提出の場合に限る）
追加書類
注意： 「依頼書類」と「郵送書類」は未提出の場合にのみ編集できます。すでに提出済みの場合は、差し戻し後でも提出できませんので、出願者に再度確認を促す必要があります。
■ 出願一覧画面上の出願状況変更
出願一覧画面において、該当の出願が「完了済」タブから「未完了」タブに戻されます。
管理画面における差し戻し状況の確認
大学管理者は、以下の手順で再出願に関する状況を確認します。
■ [出願者の管理]画面における状況の確認
該当する募集の[出願者の管理]を開きます。
検索条件項目にある「差戻済」にチェックをします。
[この条件で絞り込む]をクリックすると、現在差し戻し状態である出願が表示されます。
■ 出願者一覧画面における状況の確認
出願者一覧に以下の項目が追加されます。
差戻状況: 出願が差し戻されているかどうかを表示します。
差し戻されている場合: 差戻済
差し戻されていない場合: 空欄
差戻回数: 出願が差し戻された回数を表示します。
最新差戻日時: 最新の差し戻しが行われた日時を表示します。
■ 出願者詳細画面における差し戻し履歴の確認
出願者詳細画面に、出願が差し戻された履歴が表示されます。
表示内容:
差戻日時: 出願が差し戻された日時
差戻管理者: 出願を差し戻した大学管理者の名前
大学管理者が削除されている場合、「削除された管理者」と表示されます。
表示順: 出願完了日時が降順で表示されます。
書類の更新と差し戻しの関係
管理画面で各種出願書類を更新（編集）すると、その出願は差し戻しができなくなります。
あらかじめご了承ください。
書類を更新をしようとすると、その更新によって差し戻しができなくなる旨の警告が表⽰されます。
この警告ダイアログは以下の操作をした時に表示されます。
- 出願書類を更新しようとした時
- 外部試験書類を更新しようとした時
- COE書類を編集しようとした時
（CSVファイルを使った一括設定については後述）
出願者COE情報の一括設定に関する注意点
出願者のCOE書類情報は、「出願者の管理」詳細画面から個別に編集するだけでなく、CSVファイルを用いて一括で更新することも可能です。一括設定は多数の出願者情報をまとめて更新する際に便利な機能ですが、ご利用にあたっては以下の点にご注意ください。
※基本的に、この「出願者COE情報一括設定」を利用するタイミングは募集締切後であると思われますが、募集期間内に利用する際には十分お気をつけください。
■ 差し戻し不可となる範囲
一括でCOE書類を更新した場合、更新対象となったすべての出願が差し戻し不可の状態になります。
一部の出願者のCOE書類だけを更新するつもりでも、テンプレートをそのまま使用してアップロードすると、他の出願者の出願も差し戻し不可の状態になります。
一括設定完了後はいかなる場合もその操作は取り消せません。
十分ご注意ください。
■ CSVテンプレートを利用する場合の留意点
CSVテンプレートには、対象募集に含まれるすべての出願者のCOE書類情報が含まれています。
そのため、CSVテンプレートを用いて一括設定を行う際は、以下の点にご留意ください。
- 更新対象外の出願者の情報をCSVテンプレートから手動で削除することで、差し戻し不可の影響を避けることが可能です。
- ただし、出願者数が多い場合には運用負荷が高くなることが想定されます。
- どうしてもCSVテンプレートを利用して一括設定する必要がある場合には、対象出願者を明確に絞ったうえで実施することを推奨します。
その他利用時の注意点
出願差し戻しの理由通知
出願差し戻しの理由については、本機能内で管理されません。事前にシステム内のメッセージやメールを使って、出願者と互いに認識に齟齬がないようコミュニケーションを取ってから差し戻しを実施してください。差し戻し後の期限管理
差し戻し後、該当の出願者には再提出にかかる期限を明確に伝える必要があります。募集締切日を過ぎると、再出願が受け付けられなくなるため、再提出の指示は早めに行ってください。依頼書類や郵送書類の取り扱い
「依頼書類」や「郵送書類」は、未提出の場合に限り再提出が可能です。すでに提出済みの場合は、差し戻し後でも提出できませんので、出願者に再度確認を促す必要があります。差し戻し機能の利用権限
出願差し戻しは、該当の募集に対して編集権限を有するユーザーであれば操作可能です。具体的には、以下の権限を持つユーザーが差し戻し操作を実行できます：
・スーパーユーザー
・大学管理者
・学部管理者
・学科管理者
・募集管理者
・募集アシスタント（※設定内容により可否が異なります）
なお、操作権限の詳細は下記ページの「各アカウントが実行可能な操作一覧」に記載されている「編集」「削除」と同様の条件となります。
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