第5章-4 募集管理 : 在留資格認定証明書(COE)交付申請書作成機能

目次

• 在留資格認定証明書交付申請書(COE)申請機能について（概要）
• 在留資格認定証明書交付申請書(COE)書類の表示
• COE情報設定
• COE情報設定 編集
• 出願者COE情報一括設定
• 出願者COE情報編集
• 出願者COE情報PDF出力
• 旧COEフォーマット書類最新化について
• その他利用時の注意点

在留資格認定証明書交付申請書(COE)申請機能について（概要）

在留資格認定証明書交付申請書(COE)書類の表示

在留資格認定証明書交付申請書(COE)書類の表示は、以下手順で行います。

1. 「募集一覧」画面より
　　① 新規作成する場合は［追加する］ボタンをクリックし、「新規募集作成」画面を開きます。

　　② 既存募集から設定する場合は、任意の募集をクリックし、「募集編集」画面を開きます。

2. 「出願者に『在留資格認定証明書交付申請書（COE）』の書類を表示する」のチェックボックスにチェックを入れ、「保存する」をクリックします。

3. 上記設定を行うことで、各画面で以下の内容が反映されます。

• 出願者画面：COE入力フォームが表示されるようになります。
   
• 大学管理者画面：「その他のアクション」＞「COE書類の設定」よりCOE書類の設定が可能となります。
  

COE情報設定

＜出願者COE情報設定の項目＞

COE情報設定 編集

COE情報設定画面の「②編集する」をクリックして、COE情報の編集画面に遷移します。

＜COE情報設定 編集の項目＞

出願者COE情報一括設定

出願者COE情報一括設定では、以下の5つの項目について、CSVテンプレートのダウンロード、CSVファイルのアップロードをして、一括登録することができます。

• COE出願者別項目
• COE経費支弁者項目
• COE在日親族項目
• COE経歴項目

• COE提出書類一覧項目

■ 出願者COE情報一括設定画面までの案内

該当募集 ＞ その他のアクション：[COE書類の設定] ＞  [出願者COE情報一括設定] 

＜出願者COE情報一括設定の項目＞

出願者COE情報一括設定で情報登録すると、出願者COE情報が追加され、大学管理者から編集と削除ができます。

■ 出願者COE情報一括設定利用時の注意点

• 必ず、対象の募集のCOE情報⼀括取込データの作成時には下記の⼿順でCSVファイルの編集を⾏うようにしてください。

  【⼿順】対象の募集の最新のCSVテンプレートデータをダウンロード ＞ ダウンロードしたCSVファイルを編集する

• COE情報⼀括取込機能を使⽤する際は、別の募集のデータを誤ってアップロードしないようご注意ください。
  

• COE情報⼀括取込機能を使って登録済みのデータを削除することはできません。
  

• 出願者がCOE書類を保存(一時保存)や出願完了状態で大学管理者側で出願者の入力値を変更せずとも出願書類(COE書類も含む)を保存すると「出願の差し戻し」が出来なくなります。 

• 以下CSV一括取込機能を使ってCOE書類を更新した出願者は値の変更の有無に関係なく「出願の差し戻し」が出来なくなります。
  • COE出願者別項目
    
  • COE経費支弁者項目
  • COE在日親族項目
  • COE経歴項目

• 各CSVテンプレートの⽒名、受験番号は 出願者を識別するための⾏です。保存対象ではありません。
  
  

出願者COE情報編集

大学管理者が出願者のCOE情報を編集することができます。

■ 出願者COE情報編集画面までの案内

1. 該当する募集の[出願者の管理]を開きます。

2. 出願者一覧から出願者を選択します。

3. 出願者詳細に在留資格証明書交付申請書が表示されます。

• 申請人情報
• 提出書類一覧：CEO情報設定の「提出書類一覧」でを選択している場合のみ表示
  適正校（クラスⅠ又はクラスⅡ）である旨の通知を受けた大学（短期大学、大学院を含む。）、大学に準ずる機関、高等専門学校（認定日本語教育機関を除く。） 

■ 申請人情報編集

1. 在留資格認定証明書交付申請書の[申請人情報]をクリックします。

2. 編集ボタンをクリックすると、申請人情報編集画面が表示されます。

3. 変更した際は、画面下部の「保存する」をクリックすることで変更が完了します。

■ 提出書類一覧編集

提出書類⼀覧のステータスは、提出書類⼀覧が未保存の状態だと「未⼊⼒」、保存した状態だと「⼊⼒済」

と表⽰されます。

1. 在留資格認定証明書交付申請書の[提出書類一覧]をクリックします。

2. 該当箇所をクリックすると、提出書類一覧編集画面が表示されます。

3. 変更した際は、画面下部の「保存する」をクリックすることで変更が完了します。

出願者COE情報PDF出力

下記の操作でCOE書類をPDFとして出⼒できます。

• 出願者詳細>その他のアクション>「在留資格認定証明書交付申請書を出⼒する」
• 検索データ⼀括操作>COEデータPDFダウンロード

■ 出願者COE情報PDF出力利用時の注意点

• 提出書類⼀覧設定にて「適正校」が未選択の場合は、「提出書類⼀覧表」はPDF出⼒されません。
• 別紙確認書の「申請者⽒名(記名)」、提出書類一覧表の「申請者⽒名」は (出願者)COE書類の基本情報>⽒名 の⼊⼒値が⾃動⼊⼒されPDF出⼒されます。
  
  

  ＜【別紙】各種確認書（申請人等作成用）＞
  

  ＜提出書類一覧表＞

  

  ＜COE書類 基本情報＞

  

旧COEフォーマット書類最新化について

出⼊国在留管理庁の発⾏する在留資格認定証明書交付申請書(※ 以降COE)の書類が新たなフォーマットに変更されたことに伴い、TAOが⽣成するCOE書類の書式も2025年5月29日(木) に新フォーマットに対応いたしました。

2025年5月29日(木) 以前にCOE書類表示設定をされた旧フォーマットの募集につきましては、「COE最新化」ボタンが表示されますので、必要に応じて以下手順にて更新することができます。

1. [COE情報設定]＞[COE書類最新化]ボタンをクリックしてフォーマットを更新してください。

2. 「COE書類最新化」をクリックするとダイアログが表示され、「最新化」をクリックしてフォーマットを更新します。

■ COE書類最新化利用時の注意点

• 募集が締切状態かつすでにCOE書類が設定されている場合について
  2025年5月29日(木) のリリース時点で以下の状態の場合は、[COE書類最新化]ボタンをクリックしても、出願者側では新たに追加項目を入力することができません。そのため、大学管理者画面から必要な情報を直接更新する必要があります。
  • 募集が締切状態である
  • 「出願者に「在留資格認定証明書交付申請書（COE）」の書類を表示する」にチェックがある
    
    
• 最新化後に再設定が必要な項目について
  • COE書類を最新化すると、大学管理者入力項目である「在籍区分」「学部・課程」「専門課程名称」の値がリセット（クリア）されます。これらの項目は、最新化後に再設定が必要です。
  • また、最新化によって旧フォーマットで入力されていた出願者のCOE情報は引き継がれますが、新フォーマットで追加された項目は未入力状態となります。必要に応じて、大学管理者または出願者により追加入力を行ってください。
    

その他利用時の注意点

• 出願書類保存後、出願差し戻し不可 
  出願者がCOE書類を保存(一時保存)や出願完了状態で大学管理者側で出願者の入力値を変更せずとも出願書類(COE書類も含む)を保存すると「出願の差し戻し」が出来なくなります。
  
  
• CSV一括設定後、出願差し戻し不可
  以下CSV一括取込機能を使ってCOE書類を更新した出願者は値の変更の有無に関係なく「出願の差し戻し」が出来なくなります。
  • COE出願者別項目
    
  • COE経費支弁者項目
  • COE在日親族項目
  • COE経歴項目