目次
出願者COE情報⼀括取込機能は、該当募集 ＞ その他のアクション：[COE書類の設定] ＞ [出願者COE情報⼀括設定] より、
CSVテンプレートのダウンロードを⾏い、CSVテンプレートをアップロードすることで出願者COEデータの⼀括登録することができます。
■ COE情報⼀括取込機能の種類
- COE出願者別項⽬
- COE経費⽀弁者項⽬
- COE在⽇親族項⽬
- COE経歴項⽬
- COE提出書類⼀覧項⽬
1. COE出願者別項⽬
COE出願者別項⽬⼀括取込機能を使うことで以下の操作が⾏えます。 ※出願者別データの新規追加はできません。
- COE出願者別データの更新
■ COE出願者別項⽬設定CSVテンプレート
該当募集 ＞ その他のアクション：[COE書類の設定] ＞ [出願者COE情報⼀括設定] の「COE出願者別項⽬設定CSVテンプレートをダウンロードする」からCSVテンプレートをダウンロードできます。
ダウンロードしたCSVテンプレートの更新が必要な項⽬を書き換え、アップロードすることでCOE出願者別データの更新をすることができます。
■ COE出願者別項⽬反映
該当募集 ＞ 出願者の管理＞ [在留資格認定証明書交付申請書] の「申請人情報」から内容の確認・編集を行うことができます。
出願者別データは、下記に反映されます。
- 基本情報
- 入国関連情報
- 過去の出入国歴
- 過去の在留資格認定証明書交付申請歴
- 犯罪を理由とする処分を受けたことの有無
- 退去強制又は出国命令による出国の有無
- 在日親族及び同居者
- 修学年数
- 最終学歴
- 日本語能力
- 滞在費の支弁方法等
- 奨学金支給機関
- 仲介業者又は仲介者
- 日本語能力
- 入学選考における語学能力の確認方法
■ COE出願者別項⽬ 利⽤時の注意点
- CSVテンプレートには「在留資格認定証明書交付申請書」の保存(または⼀時保存)を⾏った出願者のデータが出⼒されます。保存(または⼀時保存)を⾏っていない出願者データは出⼒されません。
- 誤って別のデータを更新しないために、ダウンロードしたCSVテンプレートの「出願ID」は変更せずご利⽤ください。
2. COE経費⽀弁者項⽬
COE経費⽀弁者項⽬⼀括取込機能を使うことで以下の操作が⾏えます。 ※経費⽀弁者データの新規追加できません。
- COE経費⽀弁者データの更新
■ COE経費⽀弁者項⽬設定CSVテンプレート
該当募集 ＞ その他のアクション：[COE書類の設定] ＞ [出願者COE情報⼀括設定] の「COE経費⽀弁者項⽬設定CSVテンプレートをダウンロードする」からCSVテンプレートをダウンロードできます。
ダウンロードしたCSVテンプレートをアップロードすることでCOE経費⽀弁者データの更新をすることができます。
＜CSVテンプレートの記載例：COE経費⽀弁者データの更新＞
経費⽀弁者データが登録されている場合、下記の⼊⼒状態でCSVテンプレートが出⼒されます。
出願ID | ⽒名 | 受験 番号 | COE経費 ⽀弁者ID*1 | 名前 | 住所 | 電話番号 | 勤務 先名 | 勤務先 電話番号 | 経費⽀弁者の年収または預⾦残⾼の合計 | 申請⼈との関係 |
| 1 | サン プル 出願者 | 1 | サンプル 支弁者 | サンプル住所 | 01234567 | サンプル 勤務先 | 9876543 | 1000000 | 1 |
*1 「COE経費⽀弁者ID」は、変更しないでください。
経費⽀弁者データの更新を⾏う場合は、下記項⽬の記載が必須となります。
| 項目名 | 備考 |
|---|---|
| 出願ID | ⼊⼒済の値を変更しないでください。 |
| COE経費支弁者ID | ⼊⼒済の値を変更しないでください。 |
| 名前 | |
| 住所 | |
| 電話番号 | 先頭に国番号をつけて記載してください。 例）+81-90-1234-5678 |
| 勤務先名 | 経費⽀弁者が就業していない場合は預⾦残⾼を記載してください。 |
| 経費支弁者の年収または貯金残高の合計 | ⽇本円で記載してください。負担分よりも⼤きな額である必要があります。 例）⽇本での滞在期間が5ヶ⽉であり⽀弁者負担分が8万円とすると、⽀弁者の年収／預⾦残⾼は40万円以上である必要があります。(8万円 x 5ヶ⽉) |
| 申請人との関係 | 下記選択肢の数字を記載してください。 1: 夫, 2: 妻, 3: ⽗, 4: ⺟, 5: 祖⽗, 6: 祖⺟, 7: 養⽗, 8: 養⺟, 9: 兄弟姉妹, 10: 叔⽗（伯⽗）・叔⺟（伯⺟）, 11: 受⼊教育機関, 12: 友⼈・知⼈, 13: 友⼈・知⼈の親族, 14: 取引関係者・現地企業等職員, 15: 取引関係者・現地企業等職員の親族, 16: その他 |
■ COE経費⽀弁者項⽬反映
該当募集 ＞ 出願者の管理＞ [在留資格認定証明書交付申請書] の「申請人情報」から内容の確認・編集を行うことができます。
経費⽀弁者データは、下記に反映されます。
- 経費支弁者
■ COE経費⽀弁者項⽬設定 利⽤時の注意点
- COE経費⽀弁者項⽬⼀括取込機能を使って、登録済みの経費⽀弁者データの削除はできません。
- 誤って別のデータを更新しないために、ダウンロードしたCSVテンプレートの「出願ID」、「COE経費⽀弁者ID」は変更せずご利⽤ください。
3. COE在⽇親族項⽬
COE在⽇親族項⽬⼀括取込機能を使うことで以下の操作が⾏えます。 ※在⽇親族データの新規追加はできません。
- COE在⽇親族データの更新
■ COE在⽇親族項⽬設定CSVテンプレート
該当募集 ＞ その他のアクション：[COE書類の設定] ＞ [出願者COE情報⼀括設定] の「COE在⽇親族項⽬設定CSVテンプレートをダウンロードする」からCSVテンプレートをダウンロードできます。
ダウンロードしたCSVテンプレートをアップロードすることでCOE在⽇親族データの更新をすることができます。
＜CSVテンプレートの記載例：COE在⽇親族データの更新＞
在⽇親族データを登録されている場合、下記の⼊⼒状態でCSVテンプレートが出⼒されます。
出願ID | ⽒名 | 受験番号 | COE在⽇親族ID *2 | 続柄 | 氏名 | 生年月日 | 国籍地域 | 同居予定の有無 | 勤務先名称通学先名称 | 在留カード番号 |
1 | サンプル | 000 | 1 | 父 | サンプル | 2000/1/1 | アメリカ | 0 | サンプル | A000000 |
*2 「COE在日親族ID」は、変更しないでください。
在⽇親族データの更新を⾏う場合は、下記項⽬の記載が必須となります。
| 項目名 | 備考 |
|---|---|
| 出願ID | ⼊⼒済の値を変更しないでください。 |
| COE在⽇親族ID | ⼊⼒済の値を変更しないでください。 |
| 続柄 | |
| ⽒名 | |
| ⽣年⽉⽇ | 年/⽉/⽇の形式で記載してください。 例）2025/1/1 |
| 国籍・地域 | |
| 同居予定の有無 | 有の場合は"1"、無の場合は"0"を記載してください。 |
| 勤務先名称・通学先名称 | |
| 在留カード番号・特別永住者証明書番号 |
■ COE在⽇親族項⽬反映
該当募集 ＞ 出願者の管理＞ [在留資格認定証明書交付申請書] の「申請人情報」から内容の確認・編集を行うことができます。
在⽇親族データは、下記に反映されます。
- 在日親族及び同居者
■ COE在⽇親族項⽬設定 利⽤時の注意点
- COE在⽇親族項⽬⼀括取込機能を使って、登録済みの在⽇親族データの削除はできません。
- 誤って別のデータを更新しないために、ダウンロードしたCSVテンプレートの「出願ID」、「COE在⽇親族ID」は変更せずご利⽤ください。
4. COE経歴項⽬
COE経歴項⽬⼀括取込機能を使うことで以下の操作が⾏えます。
- COE経歴データの追加
- COE経歴データの更新
■ COE経歴項⽬設定CSVテンプレート
該当募集 ＞ その他のアクション：[COE書類の設定] ＞ [出願者COE情報⼀括設定] の「COE経歴設定CSVテンプレートをダウンロードする」からCSVテンプレートをダウンロードできます。
ダウンロードしたCSVテンプレートをアップロードすることでCOE経歴データの追加・更新をすることができます。
＜CSVテンプレートの記載例：COE経歴データの追加＞
出願ID | ⽒名 | 受験番号 | COE経歴ID *3 | ファイル明細ID *4,*5 | 始期 | 終期 | 経歴 |
| 1 | サンプル | 1 | 2020/4/1 | 2024/3/1 | 大学生 |
*3 「COE経歴ID」は、入力済みの場合、変更しないでください。
*4 「ファイル明細ID」は、入力済みの場合、変更しないでください。
新しく経歴データを追加する場合は、下記項⽬の記載が必須となります。
| 項目名 | 備考 |
|---|---|
| 出願ID | 経歴データを追加したい出願IDを記載してください。 |
| ファイル明細ID | 1から始まるユニークな(重複しない)⾏番号を記載してください。 |
| 始期 | 年/⽉/⽇の形式で記載してください。 例）2025/1/1 |
| 終期 | 年/⽉/⽇の形式で記載してください。 例）2025/1/1 |
| 経歴 |
＜CSVテンプレートの記載例：COE経歴データの更新＞
出願者が経歴データを登録していた場合、下記の⼊⼒状態でCSVテンプレートが出⼒されます。
出願ID | ⽒名 | 受験番号 | COE経歴ID *3 | ファイル明細ID *4 , *5 | 始期 | 終期 | 経歴 |
1 | サンプル | 000 | 1 | - | 2025/4/1 | 2029/3/1 | 大学生 |
*3 「COE経歴ID」は、入力済みの場合、変更しないでください。
*4 「ファイル明細ID」は、入力済みの場合、変更しないでください。
*5 ⼤学管理者側でCOE経歴項⽬⼀括取込機能を使い経歴データを登録していた場合は、「ファイル明細ID」も⼊⼒された状態で出⼒されます。
経歴データの更新を⾏う場合は、下記項⽬の記載が必須となります。
| 項目名 | 備考 |
|---|---|
| 出願ID | ⼊⼒済の値を変更しないでください。 |
| COE経歴ID | ⼊⼒済の値を変更しないでください。 |
| 始期 | 年/⽉/⽇の形式で記載してください。 例）2025/1/1 |
| 終期 | 年/⽉/⽇の形式で記載してください。 例）2025/1/1 |
| 経歴 |
■ COE経歴項⽬反映
該当募集 ＞ 出願者の管理＞ [在留資格認定証明書交付申請書] の「申請人情報」から内容の確認・編集を行うことができます。
経歴データは、下記に反映されます。
- 経歴
■ COE経歴項⽬設定 利⽤時の注意点
- COE経歴項⽬⼀括取込機能を使って、経歴データの削除はできません。
- COE経歴項⽬⼀括取込機能で誤った経歴データを登録した場合は、下記画⾯より削除することができます。
- 出願者管理＞各出願者の詳細画⾯＞在留資格認定証明書交付申請書 - 申請⼈情報
「始期」、「終期」についてCSVテンプレートでは、「年/⽉/⽇」のフォーマットで記載する必要がありますが、取込後画⾯上や出⼒したPDFでは「年/⽉」で表⽰されます。
COE経歴項⽬⼀括取込機能では1⼈の出願者に対していくつでも経歴データが登録可能であり、画⾯上でも表⽰されますが、PDF出⼒した場合は登録の早い順で6つまでしか表⽰されません。
誤って別のデータを更新しないために、ダウンロードしたCSVテンプレートの「出願ID」、「COE経歴ID」は変更せずご利⽤ください。
「ファイル明細ID」が⼊⼒済の場合はこちらも変更しないでください。
5. COE提出書類⼀覧項⽬
COE提出書類⼀覧項⽬⼀括取込機能を使うことで以下の操作が⾏えます。
- COE提出書類⼀覧データの追加
- COE提出書類⼀覧データの更新
■ COE提出書類⼀覧項⽬設定CSVテンプレート
該当募集 ＞ その他のアクション：[COE書類の設定] ＞ [出願者COE情報⼀括設定] の「COE提出書類⼀覧CSVテンプレートをダウンロードする」からCSVテンプレートをダウンロードできます。
ダウンロードしたCSVテンプレートをアップロードすることでCOE提出書類⼀覧データの追加・更新をすることができます。
＜CSVテンプレートの記載例：COE提出書類⼀覧データの追加＞
出願ID | ⽒名 | 受験番号 | 在留資格認定証明書交付申請書 | 提出書類⼀覧表 | 旅券の⾝分事項ページ(写し)及び追記欄に記載がある旅券については追記欄ページ(写し) | 研究内容を証する⽂書 | 履修届けの写し⼜は聴講科⽬及び聴講時を証する⽂書 | 大学の管理体制を説明した文書 | 認定不交付処分⼜は在留不許可処分について、処分理由を払拭する説明資料 |
| 1 | サンプル | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
新しく経歴データを追加する場合は、下記項⽬の記載が必須となります。
| 項目名 | 備考 |
|---|---|
| 出願ID | 提出書類⼀覧データを追加したい出願IDを記載してください。 |
＜CSVテンプレートの記載例：COE提出書類⼀覧データの更新＞
提出書類⼀覧データが登録されている場合、下記の⼊⼒状態でCSVテンプレートが出⼒されます。
出願 ID | ⽒名 | 受験番号 | 在留資格認定証明書交付申請書 | 提出書類⼀覧表 | 旅券の⾝分事項ページ(写し)及び追記欄に記載がある旅券については追記欄ページ(写し) | 研究内容を証する文書 | 履修届けの写し⼜は聴講科⽬及び聴講時間を証する⽂書 | 大学の管理体制を説明した文書 | 認定不交付処分⼜は在留不許可処分について、処分理由を払拭する説明資料 |
| 1 | サンプル | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
提出書類⼀覧データの更新を⾏う場合は、下記項⽬の記載が必須となります。
| 項目 | 備考 |
|---|---|
| 出願ID | ⼊⼒済の値を変更しないでください。 |
■ COE提出書類⼀覧項⽬反映
該当募集 ＞ 出願者の管理＞ [在留資格認定証明書交付申請書] の「提出書類一覧」から内容の確認・編集を行うことができます。
■ COE提出書類⼀覧項⽬設定 利⽤時の注意点
- 該当募集 ＞ その他のアクション：[COE書類の設定] の「提出書類⼀覧」が "出⼒しない" となっている場合は、
COE提出書類⼀覧項⽬⼀括取込機能は利⽤できません。 - CSVテンプレートの「出願ID」、「⽒名」、「受験番号」以外の項⽬は、有の場合は"1"、無の場合は"0"を記載してください。
- 「出願ID」、「⽒名」、「受験番号」以外の項⽬を未記載で登録すると、画⾯上では「-」が表⽰されます。
- 誤って別のデータを更新しないために、ダウンロードしたCSVテンプレートの「出願ID」は変更せずご利⽤ください。
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