目次

• 1. 対象データ
  • 削除されないデータ
• 2. 募集アーカイブ化
  • ■ 大学管理者画面
  • 補足事項
• 3. 募集に関する個人情報データのシステム上からの削除
  • 削除対象
    • ■ 出願書類関連
    • ■ 依頼書類関連
    • ■ 出願者管理データ
    • ■ メッセージデータ
    • ■ ダウンロードデータ
• 4. 募集コピー時注意事項表示
  • ■ 出願条件設定
    • 1. 募集詳細画面に警告文を表示
    • 2. 出願条件一覧に募集の状態を表示
    • 3. 出願条件変更時の選択肢から削除済みの募集を非表示にする
  • ■ 再利用依頼書類

大学管理者向けの個人情報削除機能では、募集のアーカイブ化および関連データの削除を通じて、個人情報を適切に管理します。募集や関連データの非表示化、完全削除（物理削除）を順次実施することで、セキュリティを確保しつつ、運用の利便性を両立させます。
  

2026年8月実施分

• 実施日時：2026年8月8日（土）、8月9日（日） 各日 深夜00:00～午前04:00
• 影響範囲：上記時間帯はTAOの全機能が停止し、大学管理者を含むすべての利用者がログインできません。
• 削除対象：2023年6月30日23:59:59以前に募集締切日を迎えた募集の個人情報データ
• 事前対応：保管が必要なデータは、2026年8月7日（金）までにPCまたは学内の安全なファイルサーバー等へ保存してください。
    

※ 出願者・推薦者向けのご案内は、『個人情報データ削除について（2026年8月8日・9日実施予定）』をご確認ください。

• 1. 対象データ
• 2. 募集アーカイブ化
• 3. 募集に関する個人情報データのシステム上からの削除
• 4. 募集コピー時注意事項表示
  　　　

1. 対象データ

個人情報削除機能において、大学管理者が確認・保存する必要がある削除対象データは以下のとおりです。

  
■ 出願書類・依頼書類関連

• 出願書類および出願時の入力情報（画像、動画、PDFファイルなどを含む）
• 選考書類
• 顔写真（併願募集のみ）
• 出願先（選択学部／学科）（併願募集のみ）
• 選択科目（併願募集のみ）
• 外部試験（併願募集のみ）
• 在留資格認定証明書交付申請書（COE）
• 郵送書類
• 依頼書類および提出時の入力情報（画像、動画、PDFファイルなどを含む）

  
■ 出願者管理データ

• 出願・決済ステータス
• 受験番号
• 選考結果
• 振り込み依頼書情報
• 出願者タグ
• 出願完了日時
• 出願書類の進捗状況
• 編集者情報・編集者のコメント
• 依頼書類確認情報
• 依頼書類の再利用情報
• 差し戻し情報
• 選考書類生成状況
• 過去の選考結果

   
■ メッセージデータ

• 大学管理者と出願者間のメッセージ
• メッセージに付与されたフラグ

   
■ ダウンロードデータ

• 大学管理者用出願データダウンロードファイル
    

削除されないデータ

• 募集に関するデータ（募集書類、募集情報、検定料の設定など）
• 大学管理者／出願者／推薦者／依頼受領者のアカウント情報
• データ削除実施日時点で、募集締切日から1年半が経過していない募集のデータ

　　※ 個人情報データの削除後も、募集や書類のコピーは可能です。
　　

2. 募集アーカイブ化

募集締切日から1年が経過した募集を対象に、アーカイブ化（非表示化）処理を毎日実行します。

アーカイブ化は画面上の非表示処理であり、個人情報データの完全削除ではありません。

アーカイブ化された募集および関連データは、大学管理者画面の以下の一覧に表示されません。
　　

■ 大学管理者画面

• 募集一覧
• 出願一覧
    

補足事項

※ ダウンロード一覧にあるファイル（選考書類、顔写真ファイル、依頼書類添付ファイルなど）は、アーカイブ化から1か月後までダウンロードできます。

※ 以下もアーカイブ対象に含まれます。

• 掲載終了した大学の募集
• 大学管理者が手動で削除した募集
  　　　　

3. 募集に関する個人情報データのシステム上からの削除

データ削除実施日時点で募集締切日から1年半以上が経過した募集の個人情報データは、システム上から完全に削除されます。削除後は閲覧・復元できません。
　　

削除対象

■ 出願書類関連

• 出願書類および出願時の入力情報
• 選考書類
• 出願書類提出時の添付ファイル（顔写真や成績証明書など）
• 在留資格認定証明書交付申請書（COE）
• 郵送書類
     

■ 依頼書類関連

• 依頼書類および提出時の入力情報
     

■ 出願者管理データ

• 出願・決済ステータス
• 受験番号
• 選考結果
• 振り込み依頼書情報
• 出願者タグ
• 出願完了日時
• 出願書類の進捗状況
• 編集者情報・編集者のコメント
• 依頼書類確認情報
• 依頼書類の再利用情報
• 差し戻し情報
• 選考書類生成状況
• 過去の選考結果
    

■ メッセージデータ

• 大学管理者と出願者間のメッセージ
• メッセージに付与されたフラグ
     

■ ダウンロードデータ

• 大学管理者用出願データダウンロードファイル

　　※「ダウンロード一覧」に表示されているだけでは、PCなどへの保存は完了していません。必要なファイルは、削除実施前に「ダウンロードする」からPCまたは学内の安全なファイルサーバー等へ保存してください。
　　　

4. 募集コピー時注意事項表示

■ 出願条件設定

「出願条件設定」では、他の募集で特定の選考状況だった出願者のみがこの募集を閲覧できるように設定できます。詳しくは『第5章-2.10 募集管理 : 各種操作・設定 -その他のアクション- 出願の条件を設定する』をご確認ください。

出願条件を設定する際、以下の条件に該当すると、出願できる対象者がいなくなる、または出願可能期間が途中で終了する可能性があります。

• 削除済み、アーカイブ済み、またはアーカイブ予定日が募集締切日より前の募集を出願条件に設定した場合
• 募集開始後にアーカイブ予定日を迎える募集を出願条件に設定した場合
  　　　

設定内容を確認しやすくするため、以下の情報を表示します。
　　　

1. 募集詳細画面に警告文を表示

• 削除済み、アーカイブ済み、またはアーカイブ予定日が募集締切日より前の募集が出願条件に含まれている場合、募集詳細画面に警告文を表示します。
• 警告文には、出願条件の設定を見直すよう促す内容を表示します。

2. 出願条件一覧に募集の状態を表示

• 出願条件一覧に、各募集の状態を表示する列を設けます。
• 募集の状態は、「削除済」「募集削除予定日超過」などの文字列で表示します。

3. 出願条件変更時の選択肢から削除済みの募集を非表示にする

• 出願条件を変更する際、削除済みの募集は選択肢に表示しません。
• ただし、すでに削除済みの募集が設定されている場合は、選択肢に表示します。
• 削除済みの募集以外を選択して保存すると、以降は選択肢に表示されません。
  　　　  

■ 再利用依頼書類

「再利用依頼書類」では、他の募集で使用した依頼書類を再利用できるかどうかを設定できます。設定方法については、『第5章-2.4 募集管理 : 各種操作・設定 -第三者への依頼書類の設定-』をご確認ください。